07 abril 2016

Como Criar Cartões Recorrentes no Trello

Desde que entrei nessa jornada pessoal de ser uma pessoa bem organizada, já testei várias ferramentas e aplicativos diferentes para a organização de tarefas e projetos. Alguns eu detestei logo de cara, outros eu dei uma chance e usei por um tempo. 
Quando entrei na empresa júnior, descobri que o Trello é uma ferramenta muito poderosa para a gestão de projetos. Trabalhei em um projeto de quase um ano mantendo tudo em ordem com essa ferramenta e me apaixonei -  sei todos os atalhos e truques, além de acompanhar todas as novidades. Acho que a parte que me encanta mais no Trello é poder ter as várias listas lado a lado, e assim ter uma visão geral bem rápida dos projetos. Além disso, me encanta a facilidade de arrastar os cartões/listas/checklists pra qualquer lugar com muita facilidade. Funciona muito bem para projetos agile e também funciona muito bem para minha gestão pessoal de projetos e tarefas - atualmente o Trello é indispensável para manter o meu sistema GTD rodando. 
Como nem tudo são flores, há um pequeno probleminha que me incomoda no Trello e este é um post sobre como resolver esse problema: não há uma forma nativa da ferramenta que permita criar cartões recorrentes. Contextualizando melhor, eu tenho uma lista de próximas ações onde cada cartão adicionado corresponde a uma tarefa: algumas dessas tarefas eu realizo periodicamente e preciso ser lembrada de tempos em tempos, ex: Lavar roupa, Pagar o aluguel, Ensaiar músicas, etc. Várias das ferramentas que já utilizei permitem que esse agendamento seja feito sem muito mistério, mas no Trello isso ainda não é um recurso disponível - isso não significa que seja algo impossível de ser feito.


Utilizando Integrações para resolver o problema

Quando se trata de automatizar tarefas, existem duas ferramentas bastante poderosas que podem nos auxiliar: IFTTT e Zapier. São basicamente ferramentas que permitem integrar aplicativos e serviços. Daí você me pergunta, ok, qual a vantagem disso??? Pois bem, é simples: desse modo, conseguimos usar a melhor parte de cada ferramenta para fazer com que juntas elas realizem as tarefas que precisamos que elas façam. 
A resposta para o problema está aí: O Trello sozinho não consegue criar tarefas recorrentes, mas há outras ferramentas que conseguem. Partindo dessa premissa, acredito que há várias formas de resolver esse problema, e a forma que adotei foi a seguinte: Criar uma planilha no Google Spreadsheets (aquelas do Google Drive) para adicionar as minhas tarefas recorrentes. Programei essa planilha para monitorar as tarefas e adicionar uma nova linha repetindo a tarefa se ela estiver na data de ser repetida.
Recapitulando: tenho uma planilha cheia de tarefas que fica adicionando linhas novas automaticamente, e...? E daí que o pulo do gato é ativar a integração do Zapier entre o Google Spreadsheets e o Trello de modo que a cada nova linha criada na planilha, um novo cartão é adicionado à minha lista do Trello. 

Passo a Passo da Solução 

Caso você deseje integrar o Trello, com as Planilhas do Google usando o Zapier, aqui estão algumas breves instruções sobre como configurar os 2 serviços, porém, é esperado que você tenha noções de como utilizar o Google Spreadsheets e consiga ler um site em inglês (porque o zapier é todo em inglês).

É importante que você tenha uma conta em cada um desses serviços e esteja logado nos dois quando for seguir este tutorial.

Planilha 
Crie uma cópia desta planilha aqui.
Adicione suas tarefas recorrentes (pode apagar as tarefas de exemplo e modificar à vontade).
Configure o gatilho de atualização - nesse passo você deixará a planilha configurada para verificar diariamente se uma de suas tarefas deve ser repetida ou não. Para fazer isso, clique em Ferramentas, no menu da planilha, depois em Editor de Scripts. Na página do script que será aberta, clique me Recursos -> Current project's triggers -> No triggers set up. Click here to add one now.
Mude as opções para ficar no formato da imagem:


Salve o gatilho, autorize o app, tente executar o scprit para ver ser se está funcionando adequadamente (ver linha Teste de exemplo, na planilha).

Zapier
Na sua conta do Zapier, acesse este Zap, siga as instruções do Zapier (elas são bem intuitivas, leia com calma e você não terá problemas).

Observações sobre a planilha: O Zapier repassa as datas informadas, porém o Trello interpreta no formato americano. Por esse motivo, deve-se deixar a localidade da planilha como Estados Unidos.

É isso!

Se esse post de ajudar de alguma forma, deixe um comentário, por favorzinho. :)